英文履歷注意事項33項

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這一篇文章說明如何寫英文CV,點出一些常犯錯誤。我有參考劍橋的Careers Advisors以及劍橋 Careers Centre發表的如何寫CV的書中的建議。另外,我也有參考我在英國找工作,跟人資部門或是顧問討論的結果,以及一些教人如何寫英文CV的網站的資料,最後整理出台灣的同學比較常犯的錯誤的列表。

這篇文章是Google的一位人資部主管寫的。裡頭提到幾個重要的CV常犯錯誤。 基本上這些都是很容易就可以避免的問題,像是拼字錯誤,排版不整齊等等,但是很多人還是會犯這些小錯誤。這些基本的錯誤是台灣同學的CV中經常會看到的錯誤。

如果需要英文CV範本以及說明的話,可以參考這個網站。這個網站是完全免費的,有教人如何寫找工作的Cover Letter,CV,以及每一個部份應該寫什麼。最後還包含一些免費的CV Templates,同學可以依照自己的需要修改自己的CV。

英文CV的工作或是課外活動的部份,台灣同學通常寫得很籠統,像是Managed budget,或是Organised events,但是沒有什麼細節,看起來像是job description。

英文CV蠻看重你的表現,所以愈有細節愈好,有數據,有過程,有結果,會比較有說服力。寫法一般是照STAR method來寫。可參考這篇英文文章也可以參考我的部落格的文章

有些同學覺得CV就是英文幾個字,職稱,學校,時間拼拼湊湊寫一寫就可以了。中文的CV很多時候是「填表格」式的,所以錯不了。全部都統一,大家寫一樣。最多就是自傳那邊可能會出錯。但是英文CV很少會是用表格式的呈現。所以如果CV一看是表格,就大扣分。無論是申請學校或是申請工作,評審或主管看CV,只需要兩秒就可以看出來這個同學程度在哪邊。因為CV第一個看排版,英文的CV有一定的排版的方式,如果不是用正確的排版方式,看了就是不太順眼。

另外,無論是學校還是公司,看CV的時候,通常最多只花九十秒左右看,如果申請者眾多,可能只花幾秒而已。所以你的CV排版亂還是排版不符合英文CV/resume,或是有錯字,或是重點找不到,或是重點放錯位置,很容意會給讀者蠻差的印象。

如果要找模版的話,直接上google查 “sample CV” 就可以找到上千個。然後找一個排版美觀乾淨,內容豐富的,然後照人家的格式,再依照自己的經驗調整一下,就可以寫出很漂亮專業的CV。

英文CV寫作注意事項

1. 地址:台灣的地址往往巷啦,弄啦,里啦,非常非常的長,請簡化一下。如果地址太長的話,幾號的那個「號」,不用寫No. 。什麼「區」也不用寫,直接寫郵遞區號就包含這個資訊了。可以的話,地址請寫一行就好,尤其是你的CV只有一頁,卻花了三行寫地址,太浪費空間了。

2. 名字:名字請寫名,再寫姓,中間不要用逗號。姓,加逗號,再寫名,是書目的寫法,不是CV的寫法。

所以請寫:

John Chen

請不要寫:

Chen, John

如果你的英文名字是漢語拼音,請把名的兩個字用一個 – 標示,這樣哪個是名哪個是姓才會比較清楚。像是王大中,請寫:

Da-Zhong Wang

會比下面的寫法清楚。

Da Zhong Wang

3. Email: 請給申請的學校比較正式的名字的email信箱,最好是有包含你的正式名字的信箱,像是 john.chen@gmail.com之類的,不然就是給學校的信箱,不要留一些莫名奇妙的信箱,像是 cuterabbit1234@gmail.com 還是 ilovebaby@gmail.com 還是 onepieceisking@gmail.com 這一類很可愛還是很無厘頭的名字的信箱。

4. 學歷:請附上成績。成績可以給台灣式的,百分比制,也可以給美國的GPA制,也可以給英國的2:1還是first制。但是請不要混合用。GPA要寫滿分多少,通常是滿分4.0,但是台灣很多學校滿分不是4.0。

如果成績不太好看,因為系上成績給分通常不太高的話,要解釋一下,或是給排名。

不一樣的國家有不一樣的成績表達方式,有時會需要附上一些說明。像是美國的評審可能會看不懂英國的2:1是什麼意思。英國的評審可能不知道在台灣75分是有多高。要有一個比較的範圍。

成績表達方式不要混合用,請不要寫:

Overall 86
Last 60 credits 3.86

請統一用GPA寫:

Overall GPA 3.92/4.0
Last 60 GPA 3.86/4.0

或是統一用百分制寫:

Overall grades: 85/100
Last 60 credits grades: 89/100

5. 校長獎,書卷獎:這些獎在台灣,你一說校長獎,通常大家都知道,大概就是全班前幾名會拿到的,但是外國人不見得看得懂「校長獎」是什麼意思。所以請不要寫 Presidential Award還是Book Award,不然第一個,人家會以為這是台灣的總統給你的獎,第二個,人家會以為這是給你買書用的禮卷還是你出版了一本很有名的書拿到作者獎。可以改寫 Academic Excellence Award或是在Presidential Award 後面,用括號著名,這個獎是給全班前百分之幾的同學的獎。也可以寫Dean’s List Award。

6. 獎學金:如果拿到台幣一萬元,請換算成英磅或是美金或是你要申請的學校用的幣別。他們完全不知道台幣一萬元是什麼意思,有多高的價值。

有一些台灣的獎學金沒有國際知名度,或是翻成英文名稱會很怪異的,要附上說明。像是行天宮獎學金,學校可能會以為你做了什麼慈善事業,某某temple給你一張獎狀。這一類的獎學金要括號寫一下為什麼你會拿到,金額,競爭度等等。要讓外國讀者看得懂這個獎學金的意義,不要只是翻成英文字。有一些獎學金中文聽起來很順,像是國家青年計畫獎學金,翻成英文聽起來非常的怪異,不知道是參加愛國活動還是做了什麼,外國讀者有看沒有懂。這一類的獎學金要不然就加一個說明,要不然就翻簡單一些,像是翻Academic Excellence Award for XXX。

7. Publications:請用正確的標點符號,書名請用斜體字,篇名請用引號,期刊名請用斜體字。規格請統一,不要一下子句點,一下子逗號的。既然要申請研究所,寫正確的publications表,應該是基本的功夫,寫得很亂會讓人覺得你的學術功力不太高,或是做事很隨便。如果只有一篇publication,標題寫單數publication。如果有發表兩篇以上,標題寫publications複數。

8. 字型:請不要用奇怪的字型,用比較正式的Times New Roman, Arial或是最近比較流行用的Helvetica等等。千千萬萬不要使用Comic Sans或是看起來像是小朋友亂畫還是藝術家的草寫的字體!一般字的大小用12左右,如果是你的名字,可以調大一些。沒事不要字型又大又小。字型除了聯絡資料之外,都用12。

9. 推薦人:通常CV最後會附上推薦人,可以寫References available upon request. 也可以直接附上推薦人的資料。通常至少寫出推薦人的名字,職稱,公司或學校以及單位或是系所,聯絡方式通常包含電話或至少要寫出email。

通常寫References available upon request可能是你偷找工作,還是偷申請別的研究所,不希望現在的老闆知道,所以要等你第一關過了,再問你推薦人的聯絡方式,你再給他們。所以能夠的話,推薦人是誰直接寫出來。也請注意你的推薦人要知道你有把他們的聯絡方式給哪些學校,不然學校忽然打電話還是寄信問你的推薦人,他們卻是一問三不知,感覺會很沒誠意。

10. 經驗:通常CV是用bullet points寫經驗的內容,請不要用其它奇奇怪怪的bullet points,全部都是用小圓點點那一種,不要用三角型啦,打勾勾啦,愛心啦,笑臉啦,箭頭啦,通常bullet point用動詞開頭,通常是用動詞的過去式,但是我也有看過用動詞Ving的。通常是如果是已經完成的經驗,用過去式,不需要主詞,如果是還在做的工作,用Ving。不要寫完整的句子,盡量不要用名詞還是形容詞開頭。不要用be動詞,盡量用比較主動,有活力的動詞,不要用軟趴趴很謙虛的動詞。

請寫:
Assisted manager in ….
Conducted research in …
Collected material on …
Managed team of six members …

請不要寫:
I was a manager in ….
The research was on …
Responsible for …
Was collecting material on …
Team manager of six members …

我另外有寫一篇英文CV動詞列表,每一個動詞我都寫出一個範例,並依照項目分類。可以參考看看。

11. 行距:通常CV的行距會比較小,看起來會滿滿的一頁都是字,如果你的CV空白處很多, 那大概格式需要調整。但是雖然滿滿一頁都是字,每一個項目是什麼,還是很分明,這才是好CV。行距通常是調1或是1.2,請不要用1.5行距。

12. 冠詞:通常寫CV不會加冠詞,也就是不會寫a, an, the這些字。所以會寫,Assisted manager in conducting customer review. 不會寫,Assisted the manager in . . . 或是會寫,Managed budget,而不會寫,Managed the budget。

13. 縮寫:我們台灣的重要大學,還是研究機構,我們都用英文縮寫習慣了,所以像是National Science Council寫NSC,台大寫NTU,我們自己看得懂,美國人英國人不見得知道NSC跟NTU是什麼東西,也記不住,所以請寫全名。

14. 語言能力:第一個項目請寫你的母語,通常是寫Mandarin或是Chinese,請寫Native。也可以加寫台語還是客家話等其它方言,也是請寫native或是fluent。接下來通常會寫English,請不要用「修習多少個小時」還是上過什麼課程來描述語言能力。程度的描述方式,如果是母語人士等級,請寫native。如果是接近母語人士,請寫fluent,或是near native。

我個人覺得near native是母語人士的能力,但是因為這不是他真的母語,所以最高只能寫到near native。Fluent的話會比near native再低一些,流利但還不到母語人士的等級。Fluent是一個蠻廣泛的用詞,正常應該是指語言能力非常非常的高,為接近母語人士等級。但是很多時候會在CV上看到托福一百多分就說是Fluent了,也沒有人會說不能這樣寫,反正CV上大家都盡量寫好聽一點。所以Fluent到底是什麼程度請自行拿捏。

再下來一點可以寫excellent command of English 或是 highly proficient in spoken and written English。再下來一些可以寫 good command of English或是good working knowledge of English或是intermediate。最後如果英文大概能用,可以寫basic, 如果日常對話能夠通,可寫 conversational,或是working knowledge of English。如果剛開始學,可以寫beginner。

有時學校或公司會詳細問你說跟寫的能力,那就可以寫 excellent command of spoken and written English,或是低一些可以寫 good command of spoken and written English,或是intermediate spoken and written English。

語言的地方也可以附上語言檢定成績,尤其是日文、德文、法文等等。如果你是申請美國或英國的學校,要加寫非英語檢定成績,需要加括號說明這個程度大概是fluent, advanced, intermediate什麼樣的程度。不然可能讀者有看沒有懂,不知道德文B1或是日文一級是什麼程度。

15. 研究計畫名字:有時同學的研究計畫,中文講起來蠻順的,英文翻過去,沒有請人家修改過,怎麼看都不知道這是什麼研究,而且還聽起來怪怪的,不太專業的感覺,沒有翻出學術的感覺。

很多時候你的研究計畫是照你的指導教授的翻法,台灣的教授中翻英,很多時候翻得亂七八糟,直接照字面翻。所以如果可以的話,還是請英文母語人士還是英文好的人幫你再順一次會比較好。

像是政府可能會補助什麼「國家菁英卓越計畫」。這中文聽起來好像很勵害,英文聽起來像是高壓統治政府在做什麼實驗。翻譯的時候我通常都建議翻白一點,簡單一點,像是上面這個計畫我就會翻 XXX Research Council Research Grant。

16. 不相關的經驗:不要寫或寫精簡一些,除非經驗真的不太多,或是你的CV不限頁數,不然在有限的空間之中,寧願花篇幅深入講比較相關的經驗,不要寫一些社團還是餐廳打工,志工等等經驗。如果是申請學校的話,社團等經驗比較重要的,像是有擔任幹部或是隊長,或是你的貢獻比較明顯的可以寫深入一些,其它的只是出席一些活動的經驗,就可以寫一行就好或是直接跳過。

17. 不要透露私密資料:台灣的履歷往往會寫性別,婚姻狀態,年紀等等,這些在英文履歷之中都不用寫。這是為了防止歧視,所以沒事的話不需要寫不相關的資訊。

另外,不要透露別人的個人資料,除非像是推薦人已經知道你有在CV中寫他的聯絡方式,推薦人個人資料就可以寫,不過要確定哪些推薦人說可以寫,哪些不可以寫。不要推薦人以為你把他的email給學校,你還加給電話號碼卻沒有跟推薦人說。

有公司內部的資料,或是你的公司的客戶還是廠商的資料,如果這些是私密資料,就不可以寫在CV之中。也不要表面上沒有透露資料,實際上卻透由地點還是其它方式來暗示客戶或廠商是誰。

18. 課外活動職稱:同學很喜歡用minister來表示學生會的某某幹部,這個講法有一點奇怪,因為這個字通常是政府官員在用的,也請不要用bureau等官方字眼。

公關可寫Public Relations Manager,或是Social Steward,還是Social Secretary,還是Social Events Organizer。如果是某某部門的主要負責人,可以寫Leader of XXX Department/Section/Team。

這裡提供我的學院內用的職稱,其它學院可能職稱會有一點不一樣。學生會會長 President,副會長 Vice President,祕書或是書記 Secretary,總務Treasurer,學藝Academic Officer,公關 Social Secretary,體育股股長 Sports Officer,國際學生部長 International Officer,宿舍部部長 Accommodation Officer。

19. 同一個項目不要橫跨兩頁 :因為讀者通常只花九十秒甚至更短看一份CV,所以如果翻頁過去,通常會直接跳到下一個大項目的標題,上面講的都沒有看到,如果剛好那個部份是你研究經驗最強的地方,就可惜了。

20. 順敘或倒敘寫法:工作跟學術經驗用倒敘寫,最近期的開始寫,因為讀者通常是每一個大項目看幾個小項目,所以可能學術經驗只會看你最近期的一兩個。

21. 標題不要寫CV字樣:讀者一看就知道這是CV,不要寫出Curriculum Vitae還是CV或是Resume這個字樣。

22. 項目順序:如果你申請學校,你最亮眼的地方是你的研究經驗,那就把研究經驗放前面一些,如果你是工作經驗最強,那就把工作經驗放前面一些。其它像是語言能力,興趣什麼的,可以寫最後面。

23. 不要寫主詞:通常工作或是學術經驗,第一字是動詞,不要寫主詞,主詞通常就是你,也不要用第三人稱來指自己。

24. 不要加照片:中文履歷可能通常都會附上大頭照。但是英國或美國的英文履歷通常不會附上照片。但是有一些歐陸的學校會要求附照片。

25. 長度:美國求職CV通常一頁,英國求職CV通常兩頁,而且很看重achievements and job responsibilities,歐陸求職CV通常一頁,只寫公司職位等,不太寫achievements and job responsibilities。申請研究所的CV通常兩頁,但是publications and conference papers或是研究經驗很多的話,超過兩頁沒有問題。但是要言之有物,不要落落長,結果都是講課外活動或是興趣。

26. STAR method:工作經驗的寫法,可以用STAR method來寫。The Guardian寫了一篇蠻詳細的介紹,這裡就不再贅述。如果你的工作經驗是你的CV的重要項目,那就一定要用STAR method來寫。尤其英國很重視工作表現,不要只寫job description,而是要寫做了什麼,job responsibilities、怎麼做,結果如何。

Situation – set the context for your story. For example, “We were due to be delivering a presentation to a group of 30 interested industry players on our new product and Stuart, the guy due to deliver it, got stuck on a train from Birmingham.”

Task – what was required of you. For example, “It was my responsibility to find an alternative so it didn’t reflect badly on the company and we didn’t waste the opportunity.

Activity – what you actually did. For example, “I spoke to the event organisers to find out if they could change the running order. They agreed so we bought ourselves some time. I contacted Susan, another member of the team, who at a push could step in. She agreed to drop what she was doing and head to the event.”

Result – how well the situation played out. For example, “Stuart didn’t make the meeting on time but we explained the problem to the delegates and Susan’s presentation went well – a bit rough around the edges but it was warmly received. Stuart managed to get there for the last 15 minutes to answer questions. As a result we gained some good contacts, at least two of which we converted into paying clients.”

27. 學歷、工作經驗需包含的六個項目:

1. 學校= 公司 = 機構
2. 系所名稱 = 部門或單位名稱
3. 學位 = 職位
4. 日期 (通常是開始跟結束的年跟月)
5. 地點 (通常寫城市加國家)
6. 內容

同樣的項目要用同一個字型,放同一個位置。千萬不要學歷跟工作經驗的排版方式不一樣,學歷第一行是粗體寫學校名稱,結果工作經驗第一行是斜體字寫職位,那就很難閱讀資料很難找。

28. 月份的縮寫:

英文月份的縮寫,有三個月是不縮寫的,May June July,請不要寫 May Jun Jul。九月的縮寫為Sept.,雖然我也有看過Sep這個寫法,比較正確的應該是寫Sept.

29. 橫線的用法:

比如說說明日期為 09/2012-04/2013,中間會用一個橫線,橫線長短要一致,有時候電腦會把橫線拉長一點,變成 – 這樣的長度。全篇CV應該統一用同樣的長度。

橫線前後可以有空格,也可以沒有空格,但是一定要左右對稱。

不要寫 09/2012 -04/2013,前面有空格,後面沒有。

30. 公司或機構介紹:

有一些公司或機構,不是台灣人,或者不是同一個行業的人可能沒有聽過。甚至在寫台灣的大公司像是台積電、中國信託的時候,或是在台灣知名的機構,像是外貿協會、中研院、國科會等等,也需要注意到美國英國的評審是否有聽過,如果不確定的話,可以在CV中寫一個公司或機構的介紹。

如果介紹很短,可以寫在公司名稱之後加括號寫,如果介紹比較長,可以寫在小圓點點的地方當一個項目。通常公司或機構的介紹寫最多兩行,可以寫規模、產業。

31. 大小寫:

大小寫同一個類型的都需要統一,不要忽然大寫忽然小寫,通常第一個字母會大寫的包含:公司、職位、計畫、人名、機構、會議、社團。

所以如果是想講動物保護社團,不要寫 National Taiwan university Animal welfare Society,要寫National Taiwan University Animal Welfare Society。

32. 標點符號:

英文的標點符號跟中文的標點符號不一樣,中文的標點符號大小跟一個中文字寬度一樣,無論是標點符號還是一個中文字,使用的空間是一樣的。

英文不是這樣,逗號、句號、冒號等等之後,一定會加一個空格。

所以不要寫:I learned a lot in university , and I continued to take courses in accounting. 要寫 I learned a lot in university, and I continued to take courses in accounting. 注意逗號前面沒有空格,後面有一個空格。

33. 斜體字粗體字底線:

斜體字、粗體字、底線三種是表示強調。讀者在閱讀CV的時候,眼睛視線會被拉到有斜體、粗體、底線的地方。三選一,不要又斜體又底線,還是又粗體又斜體,變成強調又強調,反而雜亂。也不要整份CV到處都在強調,每一個項目都要不然粗體,要不然斜體,要不然底線,每個都強調就反而沒有強調到東西。

我通常是習慣學校公司機構名稱用粗體、職位或學位用斜體,地點跟日期這種不重要的東西不要強調,所以不要標任何斜體、粗體或底線。

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這一篇文章原發表於我的部落格
(picture from: https://picjumbo.com/)

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