紅牌出場!寫電子郵件請絕對禁止的七大錯誤

本帖由 hellocorner2017-08-01 發佈。版面名稱:留學討論區

  1. hellocorner

    hellocorner Administrator

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    眼看著畢業季節即將到來,許多學校的同學們想必已經如火如荼準備著國內外的求職或者學校的申請。
    電子郵件可能是你跟未來的工作或學校的第一塊敲門磚,糟糕的郵件內容可能會打壞了所有關於自己的美好未來.
    請大家千萬要注意啦!


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    1.糟糕的文法
    不論要寫信給未來的教授、職場人事單位,或甚至只是寫給你的工作夥伴,請在寄出之前確保你使用了正確的文法。雖然你不一定會在出版社工作,但那並不影響你使用文法的準確。同樣的,如果中文選字錯誤或者英文的拼音錯誤,都是大大的扣分,會讓收件者直接對你懷疑「這個人真的有心嗎?」

    2.正確稱呼對方
    有些教授會用自己的名字縮寫,例如在信末署名P.J.,但我們該如何在回信中稱呼老師呢?其實只要跟對方來信中的內容大致相同就是最好的做法,例如有些長官會以全名來表示重視,例如Mr. Rick Collins,那麼就應該在回信中,以相同的全名來稱呼對方。假使對方是以輕鬆的小名來做為信末署名,那就跟對方的寫法一致即可。

    3.小心標點符號與表情
    英文的標點符號不如中文之中的那麼複雜,但是千萬可別誤用了,該用引號、雙引號的時候,請不要用橫線代替。也不要輕易地表現你的驚訝、興奮或不專業的情緒表態,平直的口吻可能看來嚴厲,但至少不會拿自己的專業度作為賭注。一份電子信件中,最多只能有一次驚嘆號出現,如果到處都是這樣的表現,會讓人覺得執筆者非常不謹慎。

    4.字體的選用、背景顏色跟字體顏色,以及花俏的署名
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    在21世紀已經不太需要選用高難度或扭曲的斜體字與草書,更不需要將所有操作軟體內的功能選項都用在一封求職/求學郵件之中。千萬別把自己的署名用上粉紅色花邊,那真的一點都不專業,純白與黑色的簡潔俐落,精準的郵件署名是絕對必要。

    5.不小心按到了「回覆所有人」
    在不對的時間把信件寄給不對的收件者,那真的是天大的尷尬!即使你的信件內容完美精準,把信件寄送給毫不相干的人便可能毀了一切,可以想像這些不該收信的人在點開信件後偷笑的表情嗎?請務必小心這個災難的發生。

    6.高重要性與緊急郵件
    好吧,或許你只是希望這份郵件可以被重視且早點被收件者點開來,但你的信件內容可能根本不重要,或者重要性並沒有那麼突出,每一封由你手中的電子郵件都被標示了高重要性並不真正讓收件者覺得重要,反而會增加收件者的反感,請小心。

    7.某位大師說、某位專家說……
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    有人喜歡在電子信件中引用許多專家學者的話,這無可厚非。但是如果常引用一些長篇大論而且曠日許久的哲學引文,這可就不是聰明的做法了,而且還可能非常惱人!尤其是對於頻繁往返的收件者,可能正對著你電子信件中的梭羅所說過的那些話抓狂,收件者真的不覺得寫出這些引文的人有多聰明!
     

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